Het is mogelijk om sneller te werken zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit. En nee, dit is geen grap, een grap of onmogelijk. Een taak kan minder tijd in beslag nemen als u een plan maakt, afleidingen tot een minimum beperkt en op een intelligente manier samenwerkt.
In dit artikel vertellen we je welke strategieën je in je dagelijkse leven kunt implementeren, zodat je niet alleen sneller je verantwoordelijkheden kunt afmaken zonder concessies te doen aan het niveau, maar ook tijd voor jezelf overhoudt! Of u nu wilt uitrusten of zich aan uw hobby’s wilt wijden.
Hoe sneller werken zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit?
Dit zijn de belangrijkste punten waarmee u rekening moet houden om sneller met kwaliteit te werken.
1. Intelligent samenwerken
De afgelopen jaren is ‘die ontmoeting een e-mail had kunnen zijn’ zo’n populaire uitdrukking geworden, en zelfs een meme. In een onderzoek van Korn Ferry gaf 67% van de werknemers aan dat buitensporige vergaderingen hen ervan weerhouden hun werk gedaan te krijgen. Overmatig vergaderen is slechts één voorbeeld van inefficiënte samenwerking op het werk. Er zijn ook problemen die voortkomen uit interne chatsystemen, overweldigende e-mailgesprekken en zelfs verwarrende taken.
Nu veel teams op afstand werken vanaf gedistribueerde locaties, is het verbeteren van de transparantie en het minimaliseren van overcommunicatie belangrijk. Eén manier om dit te doen is met een samenwerkingstool zoals Hive, die alle teamcommunicatiesystemen, documenten en taken in een gecentraliseerd dashboard samenbrengt.
2. Stop met multitasken
Je kunt geen toezichthouder zijn, helper van essayschrijver, accountant of projectmanager tegelijk, toch? Heb je je ooit afgevraagd hoe je aan vijf dingen tegelijk kunt werken, maar nooit iets kunt bereiken? Dat komt omdat multitasken een productiviteitsmythe is. Het is aangetoond dat het 40% langer duurt om taken uit te voeren bij multitasking.
Het alternatief? Monotasken. Zoals u zich kunt voorstellen, verwijst dit naar het uitvoeren van één taak tegelijk, met kortere tussenpozen, wat overeenkomt met de gemiddelde menselijke aandachtsspanne van ongeveer 1,5 uur. 18 tot 20 minuten. Als je moeite hebt om je op één taak te concentreren, zorg er dan voor dat je niet afgeleid wordt. Schakel uw meldingen uit, sluit ongebruikte browsertabbladen en let op hoeveel sneller u kunt werken als u zich op één ding concentreert.
3. Maak een plan
U kunt de hoeveelheid tijd tussen taken verkorten door uw weekdag van tevoren te plannen. Deze drie fasen zullen u helpen bij het organiseren van uw werk:
- Maak een lijst van alles wat je vandaag moet doen. Zo houdt u overzicht op de werkzaamheden en voorkomt u overbelasting. Zorg er wel voor dat uw plan uitvoerbaar en haalbaar is. In de tijd die je hebt, zou je alles moeten kunnen voltooien wat je had gepland.
- Maak een to-do-lijst die alleen de belangrijkste, tijdrovende taken bevat. Als je daar nog microtaken aan toevoegt, raakt je to-do-lijst overbelast, waardoor onnodige spanning ontstaat en de indruk ontstaat dat je nooit iets gedaan krijgt. Schrap een taak van de lijst terwijl u deze voltooit.
- Maak plannen voor de lange termijn. Plan eventuele aankomende deadlines en vakantiedagen om ervoor te zorgen dat u uw opdracht op tijd afrondt. Als u zich van tevoren voorbereidt, kunt u genieten van uw pauzes zonder u zorgen te hoeven maken over uw werk. Voeg herinneringen toe aan uw agenda, zodat u proactief kunt blijven.
4. Gebruik een timer terwijl je werkt
Dit is een eenvoudige truc om sneller te werken zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit. U kunt bijhouden hoeveel tijd u aan elke taak besteedt door een stopwatch of timer te gebruiken. Wanneer je jezelf een specifieke hoeveelheid tijd geeft om elke taak te voltooien, dwing je jezelf om ze sneller te voltooien.
De wet van Parkinson in het bedrijfsleven stelt dat ‘werk zich uitbreidt om de tijd die eraan wordt besteed te vullen’. Dit houdt in dat als je niet veel klusjes hoeft uit te voeren, een ervan langer zal duren dan nodig is. Bij deze aanpak wek je de indruk dat je de hele dag hebt gewerkt en veel tijd hebt verspild.
Het kan langer duren dan nodig is om een taak uit te voeren als u er geen specifieke tijd voor vrijmaakt. Om uw werk gedurende de dag te bespoedigen, kunt u daarom nauwkeurige, getimede doelen voor elke opdracht opstellen.
5. Stel stapsgewijze doelen in
Eén manier om de productiviteit en motivatie te vergroten, is door kleine mijlpalen te stellen die naar het algemene doel leiden. Deze kleinere doelen geven je iets om naartoe te werken in de directheid, wat de motivatie vergroot en voorkomt dat je verdwaalt in het grote geheel. Om sneller te kunnen werken zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit is dit een must.
Het stellen van doelen is niet alleen een beste praktijk voor werk, het is ook bekend dat het succes beïnvloedt. Als u dit doet, ontstaat er momentum, omdat het vaststellen van een doel uw verlangen stimuleert om daar zo snel mogelijk te komen.
6. Minimaliseer afleiding
Probeer afleiding tijdens het werken tot een minimum te beperken. U kunt bijvoorbeeld de televisie of radio uitzetten, tenzij het om muziek gaat die u helpt concentreren. U kunt ook overwegen uw telefoon uit te zetten of op trillen te zetten. Een goede manier om de verleiding te vermijden, is door uw mobiele telefoon uit het zicht te houden. Als je hem bij de hand hebt en naar het scherm kijkt, zet je hem aan om te kijken of je iets hebt, en kom je in de verleiding om de netwerken te betreden zonder te beseffen dat je een half uur kwijt bent.
Als u thuiswerkt, sluit dan de deur om te voorkomen dat u door anderen wordt gestoord. Als u echter geen kamer voor uzelf heeft, kunt u een koptelefoon met muziek gebruiken, zodat u niet wordt afgeleid door de geluiden en het gebabbel om u heen.
7. Groepeer soortgelijke taken bij elkaar
Wanneer u zich concentreert op gerelateerde taken, bent u minder tijd kwijt met het wisselen tussen verschillende taken. U kunt bijvoorbeeld een bepaalde hoeveelheid tijd besteden aan het beantwoorden van al uw e-mails of een lijst met opeenvolgende telefoongesprekken plannen. Vervolgens gaat u verder met het uploaden van informatie. Vervolgens ga je verder met klantgesprekken. Enzovoort.
Elke keer dat u met een soort taak begint, moet u nadenken over wat u moet doen, en het kan zijn dat u voor elke taak verschillende soorten hulpmiddelen nodig heeft, wat tijdverspilling betekent. Als je alle soortgelijke taken samen doet, vermijd je dit. Probeer het!
8. Neem de tijd om de verbinding met het werk te verbreken
Dit is een goede tip om deze lijst af te werken over hoe u sneller kunt werken zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit. Door persoonlijke tijd opzij te zetten om de verbinding met het werk te verbreken, kunt u uw productiviteit verhogen. Plan een pauze gedurende de dag en de week, en concentreer u op iets dat u leuk vindt tijdens die persoonlijke tijd.
U kunt bijvoorbeeld de eerste paar uur van uw dag iets doen dat belangrijk voor u is, zoals yoga, een wandeling maken of met uw kinderen spelen. Dit zou je moeten helpen je hoofd leeg te maken, je in een beter humeur te brengen en je gefocust te houden tijdens de werkuren, zodat je sneller kunt werken.
Probeer ook in de weekenden de verbinding met werkgerelateerde gedachten te verbreken, zodat je elke week fris en uitgerust weer aan het werk kunt gaan. Het kan handig zijn om afzonderlijke e-mailaccounts in te stellen, dat wil zeggen dat u geen persoonlijke en professionele e-mails in dezelfde mailbox heeft. Zo beperk je de toegang tot professionele berichten tijdens het weekend.
Hoe kun je sneller werken zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit?
Er zijn veel manieren om sneller te werken zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit. Door deze maatregelen te testen, stellen we voor dat u kunt zien bij welke u zich prettiger voelt en welke voor u effectiever zijn. Het belangrijkste is dat u een manier vindt om gefocust te blijven en uw productiviteit te verbeteren.